Integración con HubSpot

Descripción general

Tiveko se integra con HubSpot para sincronizar automáticamente tus eventos como Marketing Events, registrar asistentes como contactos, registrar eventos de aplicación en la línea de tiempo y conectar acciones de workflows para automatizar registros, verificaciones, cancelaciones y aprobaciones de solicitudes.

Requisitos previos

• Una cuenta de Tiveko con rol de Administrador u Organizador
• Una cuenta de HubSpot (Marketing Hub o superior)
• Acceso de administrador al portal de HubSpot

Conectar tu cuenta de HubSpot

1. Inicia sesión en Tiveko y ve a Configuración > HubSpot
2. Haz clic en Conectar HubSpot
3. Serás redirigido a HubSpot para autorizar el acceso (OAuth 2.0)
4. Selecciona el portal de HubSpot que deseas conectar
5. Acepta los permisos solicitados
6. Serás redirigido de vuelta a Tiveko con un mensaje de confirmación

La conexión utiliza OAuth 2.0 con renovación automática de tokens. Si el token expira, Tiveko lo renueva automáticamente antes de cada llamada a la API.

Qué se sincroniza

Una vez conectada la integración, Tiveko sincroniza la siguiente información con HubSpot:

Marketing Events

Cada fecha de evento publicado en Tiveko se crea como un Marketing Event en HubSpot con:

• Nombre del evento (incluye la fecha formateada)
• Descripción del evento
• Fecha y hora de inicio
• Fecha y hora de fin (calculada a partir de la duración del evento)
• URL pública del evento en Tiveko
• Tipo de evento (Presencial, En línea o Híbrido, según la modalidad)

Los Marketing Events se crean automáticamente la primera vez que alguien compra un boleto, se registra o se escanea su boleto.

Contactos y participantes

Cuando alguien compra un boleto en Tiveko:

• Se busca o crea el contacto en HubSpot por correo electrónico (con nombre y apellido)
• Se registra como participante del Marketing Event con estado REGISTERED

Cuando se escanea el boleto en el evento:

• Se actualiza el estado del participante a ATTENDED

Si se cancela o reembolsa:

• Se actualiza el estado a CANCELLED

Eventos de aplicación (Timeline)

Tiveko registra eventos de aplicación (App Events) en la línea de tiempo de cada contacto en HubSpot. Estos aparecen como actividades en el historial del contacto.

Tipos de eventos

CRM Card de Tiveko

La CRM Card de Tiveko te permite ver el historial de boletos de un contacto directamente en su ficha de HubSpot, sin salir del CRM.

Qué muestra la Card

Al abrir un contacto en HubSpot, la Card de Tiveko muestra:

• Total gastado — monto acumulado de todas las compras (con formato de moneda MXN o USD)
• Boletos — cantidad total de boletos adquiridos
• Asistencias — cuántas veces se presentó (check-in)
• Próximo evento — el siguiente evento al que está registrado
• Historial de boletos — lista detallada con evento, fecha, tipo de boleto y estado (activo, check-in, cancelado)

Agregar la Card a tus vistas

La Card se instala automáticamente al conectar Tiveko con HubSpot. Para agregarla a las fichas de contacto:

1. En HubSpot, ve a Configuración (icono de engranaje en la barra superior)
2. En el menú lateral, navega a Integraciones > Apps conectadas
3. Haz clic en Tiveko
4. Ve a la pestaña App cards
5. En la card de Tiveko, haz clic en Manage locations
6. Selecciona Contactos para que la card aparezca en la ficha de cada contacto
7. Haz clic en Guardar

La card aparecerá en la barra lateral de cada contacto. Si no la ves, puedes arrastrarla desde la personalización de la vista del registro.

Workflows

Los Workflows de HubSpot permiten automatizar el registro, verificación, cancelación y aprobación de boletos directamente desde HubSpot. Las acciones de Tiveko están disponibles automáticamente al conectar la integración.

Acciones disponibles

Al crear o editar un Workflow en HubSpot, encontrarás cinco acciones de Tiveko:

1. Registrar contacto en evento

Crea un registro gratuito (boleto sin costo) para un contacto en un evento específico.

• Campos a configurar:
  • Evento — selecciona el evento de una lista desplegable (obligatorio)
  • Fecha del evento — selecciona la fecha específica (desplegable filtrado por evento)
  • Tipo de boleto — selecciona el tipo de boleto (desplegable filtrado por fecha)
• Qué sucede:
  • Si el contacto ya está registrado, no se duplica el registro
  • Se genera un boleto gratuito con código QR único
  • Se decrementa la disponibilidad del boleto
  • Se registra en el Marketing Event de HubSpot como REGISTERED
  • Se registra el evento en la línea de tiempo del contacto

2. Verificar registro

Consulta si un contacto está registrado en un evento. Útil para condicionar ramas del workflow.

• Campo a configurar:
  • Evento — selecciona el evento a verificar (obligatorio)
• Datos que devuelve (para usar en ramas del workflow):
  • Si está registrado o no
  • Estado del boleto (activo, check-in, cancelado)
  • Código y tipo de boleto

3. Cancelar registro

Cancela el registro de un contacto en un evento.

• Campo a configurar:
  • Evento — selecciona el evento (obligatorio)
• Qué sucede:
  • Se cancela el boleto del contacto
  • Se restaura la disponibilidad
  • Se actualiza el estado en el Marketing Event a CANCELLED
  • Se registra la cancelación en la línea de tiempo del contacto

4. Aprobar solicitud de boleto

Aprueba una solicitud pendiente de un boleto que requiere aprobación. Si el boleto es de pago, se captura el cobro en Stripe (que estaba autorizado pero no cobrado).

• Campos a configurar:
  • Evento — selecciona el evento (obligatorio)
  • Fecha del evento — selecciona la fecha (opcional, filtra resultados)
  • Tipo de boleto — selecciona el tipo de boleto con aprobación (desplegable filtrado por boletos que requieren aprobación)
• Qué sucede:
  • Verifica que la solicitud no haya expirado
  • Si es de pago: se captura el cobro autorizado en Stripe
  • Marca la compra como completada y genera el boleto
  • Envía email de aprobación al comprador (con boleto y QR)
  • Registra en el Marketing Event como REGISTERED
  • Si la solicitud expiró, la marca como expirada, restaura disponibilidad y cancela la autorización de pago

5. Rechazar solicitud de boleto

Rechaza una solicitud pendiente de un boleto que requiere aprobación.

• Campos a configurar:
  • Evento — selecciona el evento (obligatorio)
  • Fecha del evento — selecciona la fecha (opcional)
  • Tipo de boleto — selecciona el tipo de boleto con aprobación (opcional)
  • Razón de rechazo — texto libre opcional
• Qué sucede:
  • Si es de pago: se cancela la autorización en Stripe
  • Restaura la disponibilidad del boleto
  • Marca la solicitud como rechazada
  • Envía email de rechazo al comprador (con razón opcional)

Desplegables en cascada

Las acciones de Tiveko usan desplegables dinámicos en cascada:

1. Evento → Carga todos los eventos activos de la organización
2. Fecha del evento → Filtra las fechas disponibles del evento seleccionado
3. Tipo de boleto → Filtra los tipos de boleto de la fecha seleccionada
4. Tipo de boleto (aprobación) → Filtra solo los tipos que requieren aprobación

Cómo crear un Workflow con acciones de Tiveko

1. En HubSpot, ve a Automatización > Workflows
2. Haz clic en Crear workflow y selecciona Desde cero
3. Elige el tipo de objeto (por ejemplo, Contactos)
4. Configura tu trigger (lo que inicia el workflow), por ejemplo: "Contacto llena un formulario"
5. Haz clic en el icono + para agregar una acción
6. Busca Tiveko en la lista de acciones disponibles
7. Selecciona la acción deseada
8. Configura los campos (evento, tipo de boleto, etc.) usando las listas desplegables
9. Haz clic en Guardar

Ejemplo: Registro automático tras formulario

1. Trigger: Contacto llena el formulario "Registro Conferencia 2026"
2. Acción: Verificar registro → selecciona "Conferencia 2026"
3. Rama Si/No: Si no está registrado:
   • Acción: Registrar contacto → selecciona evento, fecha y tipo de boleto
4. Siguiente paso: Enviar email de confirmación

Ejemplo: Aprobar solicitud automáticamente por propiedad

1. Trigger: Propiedad del contacto "empresa" contiene "Patrocinador"
2. Acción: Aprobar solicitud de boleto → selecciona evento y tipo de boleto VIP
3. Siguiente paso: Enviar email personalizado de bienvenida

Desconectar HubSpot

1. Ve a Configuración > HubSpot
2. Haz clic en Desconectar
3. Se eliminarán los tokens de acceso almacenados
4. Los eventos dejarán de sincronizarse con HubSpot

Solo el propietario de la organización puede desconectar la integración.

Preguntas frecuentes

¿Se sincroniza en tiempo real?

Sí. La sincronización ocurre al momento de cada acción: cuando se completa una compra, cuando se escanea un boleto, cuando se reembolsa o cuando se ejecuta una acción de workflow.

¿Puedo conectar múltiples portales de HubSpot?

No. Cada organización en Tiveko se conecta a un solo portal de HubSpot.

¿Qué pasa si desconecto y reconecto?

Al reconectar, Tiveko volverá a sincronizar los eventos activos. Los eventos que ya existan en HubSpot se actualizarán en lugar de duplicarse (gracias a los identificadores externos).

¿Necesito configurar algo adicional para los Workflows y la CRM Card?

No. Las acciones de Workflow y la CRM Card se instalan automáticamente al conectar Tiveko con HubSpot. Solo necesitas agregar la Card a tus vistas de contacto desde la configuración de apps conectadas.

¿Los Workflows manejan boletos de pago?

La acción de "Registrar" crea registros gratuitos (monto $0). Para boletos de pago, el asistente debe completar el proceso de compra en Tiveko. Sin embargo, las acciones de "Aprobar" y "Rechazar" sí manejan boletos de pago que requieren aprobación: al aprobar, se captura el cobro autorizado en Stripe.

¿Qué pasa si una solicitud de aprobación expira?

Las solicitudes tienen un tiempo de expiración de 7 días. Si no se aprueba ni rechaza en ese plazo, la solicitud se marca como expirada automáticamente, se restaura la disponibilidad del boleto y, si es de pago, se cancela la autorización en Stripe.

Soporte

Si tienes problemas con la integración de HubSpot, contáctanos en soporte@tiveko.com.